Müssen Sie im Deutschunterricht in einem Verlaufsprotokoll protokollieren, ist eine besonders umfangreiche Dokumentation anzufertigen. Wie alle Arten von Protokollen wird auch das Verlaufsprotokoll in der Zeitform Präsenz geschrieben. Es ist sinnvoll, diese Form des Protokolls in Stichpunkten anzufertigen. Jedoch kann es für die Prüfung auch gefordert sein, das Verlaufsprotokoll auszuformulieren. Für eine korrekte Bearbeitung ist es also wichtig, die Anweisungen genau zu lesen!
Anders als bei anderen Arten des Protokollierens gibt ein Verlaufsprotokoll darüber Aufschluss, wie es zu einem Beschluss oder einem Ergebnis in der Konferenz gekommen ist. Daher werden im Verlaufsprotokoll alle Redebeiträge festgehalten, was bei anderen Protokollen meist nicht nötig ist. Es ist jedoch für das vollständige Verlaufsprotokoll nicht wichtig, den kompletten Dialog als Zitat in das Protokoll aufzunehmen. Vielmehr werden die wesentlichen Aussagen sinngemäß in Stichpunkten zusammengefasst. Verwenden Sie keine wörtliche Rede im Protokoll, sondern setzen Sie alle Gesprächsbeiträge für das Verlaufsprotokoll in die indirekte Rede. Es kann auch sein, dass es Experimente oder das Erlangen von Erkenntnissen im Verlaufsprotokoll darzustellen gilt. Auf der Hochschule treffen wir das Verlaufsprotokoll oftmals in naturwissenschaftlichen Fächern an, da sich die Abläufe der einzelnen Versuche gut nachvollziehbar in Stichpunkten beschreiben lassen.
Aufbau und Gliederung eines Verlaufsprotokolls
Wie jedes Protokoll benötigt auch das Verlaufsprotokoll einen Protokollkopf mit den üblichen Angaben:
– Datum und Ort der der Veranstaltung
– Beginn und Ende des Meetings
– Teilnehmerliste mit eventuellen Abwesenden (nicht aber der Grund der Verhinderung)
– Name des Protokollanten
Anschließend werden im Verlaufsprotokoll die Punkte der Tagesordnung aufgelistet. Gibt es keine Tagesordnung für die Zusammenkunft, beginnt die Dokumentation der Versammlung. In der Regel wird durch den ersten Redner jetzt erläutert, worum es in der Veranstaltung gehen wird.
Achten Sie darauf, im Verlaufsprotokoll nicht nur die Ergebnisse von Wahlen und anderen Beschlüssen festzuhalten. Schreiben Sie bei dieser Form des Protokollierens immer auch, wie es zu dem jeweiligen Ausgang kam. Also zum Beispiel ob offen oder geheim gewählt wurde, wie viele Stimmberechtigte anwesend sind und ob es Stimmenthaltungen gegeben hat.
Zum Schluss wird das Verlaufsprotokoll von dem Protokollanten und einer weiteren Person unterschrieben. Dies kann die verantwortliche Lehrkraft sein, aber auch ein hoher Vertreten des Schülerrats oder ein Mitglied aus dem Vorstand unterzeichnen das Protokoll neben dem Protokollanten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das vorliegende Verlaufsprotokoll keine unrichtigen oder unvollständigen Angaben enthält.
Eventuelle Handouts und Dokumente, welche während der Sitzung öffentlich für alle Teilnehmer einzusehen sind, werden der Vollständigkeit halber auch dem Verlaufsprotokoll beigefügt. Bei Informationen aus dem Internet ist es sinnvoll, das Datum der Veröffentlichung und des eigenen Zugriffs anzugeben. Vor allem im News-Bereich kann es bei manchen Themengebieten nämlich zu raschen Aktualisierungen kommen. Können digitale Präsentationen nicht als Anhang an das Verlaufsprotokoll angefügt werden, nennen Sie diese zumindest im Protokoll.
Tipps zum Schreiben eines Verlaufsprotokolls
Was ist die beste Länge für ein Verlaufsprotokoll? Auf diese Frage gibt es keine allgemein gültige Antwort. Je nach der Dauer der Konferenz kann es nötig werden, ein mehrseitiges Verlaufsprotokoll in Stichpunkten anzufertigen. Das Wichtigste für ein gutes Verlaufsprotokoll ist vielmehr, dass alle wesentlichen Punkte aus der Konversation für Außenstehende so dokumentiert werden, dass diese sich einen Überblick verschaffen können, ohne selbst anwesend zu sein. Das Verlaufsprotokoll informiert dabei im Vergleich zu anderen Protokollen nicht nur über die Inhalte, sondern zeigt außerdem sachlich und objektiv auf, wie es zu dem jeweiligen Ausgang gekommen ist.
Tipps für einen schöne Gestaltung des Verlaufsprotokolls
Ein Verlaufsprotokoll wird dann gut verstanden, wenn alle angesprochenen Themen durch eine fett geschriebene Zwischenüberschrift gekennzeichnet werden. Bei umfangreichen und zeitlichen intensiven Zusammenkünften kann das Verlaufsprotokoll durch ein Inhaltsverzeichnis gegliedert werden. Dies empfiehlt sich immer dann, wenn besonders viele unterschiedliche Themen diskutiert werden.
Gibt es zu einem Unterpunkt einen Beschluss, kann dieser im Verlaufsprotokoll als solcher gekennzeichnet werden. Er schließt einen Punkt ab, vorangestellt ist die kurze und stichpunktartige Erläuterung, wer gesprochen hat und wie dieser Beschluss zustande gekommen ist. Es können Pro- und Kontra-Argumente im Verlaufsprotokoll als solche gekennzeichnet werden, wobei auch der jeweilige Redner bei dieser Art des Protokollierens eine große Rolle spielt. Bei Rednern, die nicht im Protokollkopf aufgezählt werden, kann es hilfreich sein, die Funktion dieser Persönlichkeit in Klammern festzuhalten. Beispiel: „Herr K. (Sportlehrer) hat folgende Einwände:“
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